03 juil. 2019
Tout document émis ou reçu par une société dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales. Celles-ci sont précisément fixées par les textes législatifs, ou induites par les délais de reprise des administrations, en particulier par le FISC et l’URSSAF, et elles varient en fonction de la nature de chaque document.
L’article L. 123-22 du Code de commerce dispose que les pièces justificatives des écritures comptables, tels que les bons de commande, bons de livraison ou de réception, les factures clients et fournisseurs, les relevés de comptes bancaires, etc. doivent être conservés au minimum pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l'exercice auquel elles se rapportent. Quant aux livres et registres comptables (livres journaux et grand livre notamment), ils doivent également être conservés au moins 10 ans, mais ce délai courant à partir de la fin de leur utilisation.
D'une façon générale, tous les documents commerciaux doivent être conservés pendant au moins 5 ans (article L .110-4 du code de commerce), à l'exception des contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers, qui doivent être conservés pendant au moins 30 ans. Mais s'agissant des contrats, ce délai commence à courir au terme desdits contrats. Par ailleurs, ce délai de 5 ans s'applique également à la correspondance commerciale, sauf lorsqu'une lettre constitue également une pièce comptable, auquel cas elle doit être conservée pendant au moins 10 ans.
Les documents de nature fiscale, comme les déclarations de TVA et autres, peuvent n'être conservés que durant 3 ans à compter de la fin de l'année d'imposition (articles L.169, 174 et 176 du livre des procédures fiscales).
Les documents se rapportant au personnel (bulletins de paie notamment) doivent être conservés au minimum pendant un délai de 5 ans (art. L.3243-4 du code du travail). Tandis que les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires peuvent n'être conservés que pendant 3 ans à partir de la clôture de l'année auxquels ils se rapportent (art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales).
D'une façon générale, les documents relatifs à la société, en particulier les statuts et le registre des assemblées générales, doivent être conservés jusqu'à 5 ans après sa radiation du RCS (art. 2 224 du code civil). Toutefois, les feuilles de présence aux assemblées et les pouvoirs, ainsi que les rapports du Gérant peuvent n'être conservés que durant 3 ans (art. L225-1 l 7 du code de commerce).
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